Áður en skrifað er undir við nýjan samstarfsaðila, vara afhent gegn reikningi eða greiðslufrestur veittur borgar sig að verja kortéri í það sem opinberar skrár segja. Á Íslandi er talsvert af því opinbert og aðgengilegt án endurgjalds — en ekki allt, og ekki alls staðar á sama hátt.

1. Finndu félagið í fyrirtækjaskrá

Byrjaðu á kennitölunni: tíu tölustöfum sem félagið fær við skráningu. Hún breytist ekki og er ekki endurúthlutað eftir að félag er afskráð. Hafir þú aðeins nafnið má leita eftir því á leitarsíðu fyrirtækjaskrár — en gættu þess að hafa rétt félag, því lík nöfn eru algeng.

Þrennt skiptir mestu á forsíðu félagsins: hvort það er virkt eða afskráð, hvenær það var skráð, og hvert rekstrarformið er. Félag stofnað í gær er ekki slæmt merki í sjálfu sér, en það þýðir að engin saga er til að meta það á.

2. Sæktu gjaldfrjálsa yfirlitið

Grunnupplýsingarnar á vefsíðunni nefna aðeins einn forráðamann. Alla stjórnina og prókúruhafa færðu í gjaldfrjálsu yfirliti sem sótt er gegnum vefverslun Skattsins — það kostar ekkert og fæst bæði á íslensku og ensku. Staðfest skráningarvottorð kostar 1.500 kr. og er annað skjal; yfirlitið dugar til að sjá hverjir mega skuldbinda félagið.

Tvennt er þess virði að spyrja að: hvort sá sem semur við þig hafi í raun heimild til að skuldbinda félagið, og hvort stjórnin hafi breyst nýlega. Breyting ein og sér segir ekkert — breyting rétt fyrir stór viðskipti er umræðuefni.

3. Lestu ársreikningana

Öll hlutafélög, einkahlutafélög, samlagshlutafélög, samvinnufélög, sparisjóðir, skráð útibú erlendra félaga og sjálfseignarstofnanir í atvinnurekstri skulu skila ársreikningi til ársreikningaskrár til opinberrar birtingar, hvort sem starfsemi var í félaginu eða ekki. Skilafrestur er í síðasta lagi átta mánuðum eftir lok reikningsárs.

Á forsíðu félags í fyrirtækjaskrá er listi yfir skiluð ár með skiladagsetningu og númeri ársreiknings. Rafræn eintök má sækja án endurgjalds gegnum vefverslunina. Skoðaðu rekstrartekjur, afkomu ársins og umfram allt eigið fé: sé það neikvætt eru skuldir umfram eignir.

Skortur á ársreikningum er líka merki. Skilaskylda er lögbundin og sektir liggja við vanskilum — Skatturinn birtir meira að segja lista yfir félög í vanskilum fyrir hvert rekstrarár. Eyða hjá starfandi félagi í nokkur ár er spurning sem vert er að bera upp.

4. Athugaðu virðisaukaskattsskrá

Rukki samstarfsaðili þig um virðisaukaskatt á hann að vera á virðisaukaskattsskrá. Skráningin birtist á forsíðu félagsins með VSK-númeri, skráningardegi, afskráningardegi ef við á og ÍSAT-númeri. Athugaðu sérstaklega afskráningardaginn: hafi seljandi ekki verið á skrá þegar viðskiptin fóru fram er óheimilt að telja innheimtan virðisaukaskatt fram sem innskatt.

Ísland er í EES en ekki í Evrópusambandinu, þannig að VIES-þjónusta framkvæmdastjórnar ESB nær ekki til íslenskra VSK-númera. Uppfletting þar skilar því svari að númerið sé ógilt, sem segir til um þjónustuna en ekki um félagið.

5. Sjáðu raunverulega eigendur

Íslensk félög skulu tilkynna raunverulega eigendur sína — einstaklingana sem í raun eiga eða stýra félaginu, að jafnaði þá sem eiga eða ráða yfir meira en 25%. Þessar upplýsingar birtast á forsíðu félagsins í fyrirtækjaskrá með nafni, fæðingarári og -mánuði, búsetulandi, ríkisfangi, eignarhlut og tegund eignarhalds.

Takið eftir hvað er ekki þar: kennitala einstaklingsins. Skráin birtir fæðingarár og -mánuð í hennar stað. Það er meðvituð lágmörkun og góð fyrirmynd um hvernig fara á með slík gögn annars staðar.

Hvað þetta segir samanlagt

Ekkert eitt þessara atriða er ákvörðun. Saman gefa þau nógu skýra mynd til að meta hvort biðja eigi um fyrirframgreiðslu, stytta greiðslufrest eða einfaldlega halda áfram. Og allt er þetta opinbert — það þarf ekki leyfi neins til að fletta því upp.